Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Biltema Suomi Oy (y-tunnus 1560844-9)
Iltaruskontie 2
00750 Helsinki
Puh. +358 (0)9 427 05 830 Biltema Suomi Oy Asiakaspalvelu
Sähköposti: rekrytointi@biltema.fi

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Biltema Suomi rekrytointi
Sähköposti: rekrytointi@biltema.fi

 

3. Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Biltema Suomen työnhakijarekisteri (”työnhakijarekisteri”), jonka rekisteröityjä ovat palvelukseen hakeneet henkilöt.

Rekisterin sisältämät työnhakijatiedot koskevat vakituisia rekrytointeja, sijaisrekrytointeja, avoimia rekrytointeja sekä suorahakurekrytointeja.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä oikeusperuste

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Rekisteröidyltä saatuja tietoja käsitellään henkilön soveltuvuuden arvioimiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi. Tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella.

Työnhakijarekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä rekisterinpitäjän työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi silloin, kun käsittely on rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista.

Tehtävään valittujen henkilöiden osalta tietoja luovutetaan Biltema Suomen henkilöstöhallinnon järjestelmiin työsuhteen luomisen kannalta tarpeellisiin toimenpiteisiin.

 

5. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja siinä laajuudessa kuin on tarpeen rekisterinpitäjään kohdistuviin oikeudellisiin vaatimuksiin, kanteisiin ja prosesseihin varautumiseksi.

 

6. Henkilötietoryhmät

Työnhakijarekisteri sisältää rekisteröidystä mm. seuraavia henkilötietoja:

- Tunnistamiseen liittyvät tiedot kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, postiosoite, henkilökohtainen puhelinnumero, kansallisuus, syntymäaika, äidinkieli

- Työhistoriaan liittyvä tieto kuten aiemmat työnantajat, työtehtävät, osasto, työsuhteen alku- ja loppupäivämäärä, työsuhteen kesto, kuvaus työtehtävistä, suosittelijat yhteystietoineen

- Koulutukseen liittyvä tieto kuten peruskoulutus, suoritusvuosi, tutkinnot, opintosuunta, pääaine, keskeneräisistä opinnoista suoritettu prosenttiosuus, oppilaitos.

- Pätevyydet kuten kielitaito, suoritetut kurssit ja pätevyydet, tiedot atk-osaamisesta.

- Muut tiedot kuten esim. hakijan valokuvat, videot, CV:stä ilmenevät tiedot, työnhakijan hakeman työtehtävän tunnistetieto sekä haettu tehtävä, rekrytointiprosessissa nimetty vastuuhenkilö, työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot.

- Soveltuvuusarviointien tulokset; Soveltuvuusarvioinnissa hakijoista kerätyn aineiston perusteella kirjoitetaan soveltuvuusarviointilausunto, jossa otetaan kantaa soveltuvuuteen ja arvioituun tehtävässä menestymiseen.

 

7. Tietolähteet

Tiedot saadaan lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Kerättävät tiedot riippuvat siitä, mitä tietoja rekrytoinnin hakulomakkeella kulloinkin kysytään ja mitä tietoja työntekijä itsestään antaa ja tallentaa hakujärjestelmään.

Henkilötietoja saadaan lisäksi mm. seuraavilta kolmansilta osapuolilta:

- Henkilön nimeämät suosittelijat

- Soveltuvuusarviointien palveluntarjoajat; Hakijalle voidaan tehdä erilaisia soveltuvuus- ja kykytestejä, joista rekisterinpitäjä saa tietoja rekrytointiin ja hakijan soveltuvuuden arviointiin.

- LinkedIn Corporation; Rekrytointipalvelussa hakijalla on mahdollisuus halutessaan konvertoida tietoja LinkedIn profiilistaan. Tietolähteen käyttö ei ole säännönmukaista, vaan perustuu hakijan omaan päätökseen.

- Suorahakuyritykset ja henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajat; Suorahakuyritykset etsivät työtehtävään päteviä ehdokkaita, haastattelevat heidät ja esittelevät heistä sopivimmat yritykselle. Henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajat toimivat henkilön työnantajana, ja Biltema käsittelee henkilötietoja henkilöstövuokrausyrityksen lukuun.

 

8. Profilointi tai automaattinen päätöksenteko

Henkilön soveltuvuuden arvioimiseksi rekrytointiprosessissa arvioidaan hakijan soveltuvuus, kyvykkyydet ja kompetenssi suhteessa haettuun tehtävänkuvaan. Hakijaprofiili muodostetaan tässä selosteessa mainituista tiedoista, luonnollisen henkilön toimesta. Hakijoiden profilointiin ei liity koneellista ja automaattista henkilön oikeuksiin ja etuihin vaikuttavaa päätöksentekoa.

 

9. Tietojen vastaanottajat

- Rekrytointijärjestelmän toimittaja Oikotie Oy

- Suorahakuyritykset; Käynnissä olevan suorahakurekrytoinnin hakuprosessissa mukana olevan henkilön tietoja voidaan jakaa toimeksiantoa hoitavan suorahakuyrityksen kanssa.

- Lakiin perustuvat luovutukset viranomaisille mm. lakisääteisen sosiaaliturvan järjestämiseksi ja rikosten tutkinnassa (poliisi).

 

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisterin henkilötietoja säilytetään seuraavien säilytysaikojen mukaisesti:

a. kohdistettuihin hakuihin tulleiden hakemusten sisältämiä henkilötietoja säilytetään 24 kk.

b. avoimien hakemusten sisältämiä henkilötietoja säilytetään työnhakijan valinnan mukaisesti rekisterinpitäjän tietojärjestelmässä joko kolmen (3), kuuden (6) tai kahdentoista (12) kuukauden ajan, paitsi jos hakemus otetaan huomioon kohdistetussa haussa, jolloin säilytysaika on 24 kuukautta.

c. rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella rekisterinpitäjä voi säilyttää tietoja niin kauan kuin se on tarpeen oikeutetun edun suojaamiseksi. Säilytysajat perustuvat tällöin työaikalainsäädännön ja rikoslainsäädännön kanne- ja vanhentumisaikoihin.

 

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä fyysisiä ja sähköisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Rekisterinpitäjän käyttämät palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Työntekijärekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät eri yksikköjen rekrytointitehtävissä toimivat henkilöt henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Bilteman työntekijät ohjeistettu ja koulutettu tietoturvan ja henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuuden varmistamiseksi, minkä lisäksi työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

 

13. Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Oikeus saada informaatiota

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn lainmukainen peruste ja kenelle tietoja luovutetaan.

Oikeus tietojen tarkastamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja miten ja mihin tarkoituksiin tietoa käytetään. Rekisterinpitäjän on pyydettäessä toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jäljennöksen toimittaminen ei saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, hän voi vaatia tietojen käsittelyä rajoitettavan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Tietojen käsittelytarkoitus huomioiden rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilö- tiedot täydennettyä. Rekisteröity vastaa pääasiassa itse henkilötiedoissa tapahtuneiden muutosten tai tiedoissa ilmenevien puutteiden ilmoittamisesta rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä huolehtii itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen oikaisuista ja täydentämisistä jokaiselle vastaan- ottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa.

 

14. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista toteutuu:

- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.

- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tietoja ei pyynnöstä huolimatta tarvitse poistaa, mikäli rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä tietoa oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisterinpitäjän ilmoittaa henkilötietojen poistoista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilö- tietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa.

 

15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä jokin seuraavista:

- henkilötietojen käsittely on lainvastaista, jolloin rekisterinpitäjän lähtökohtainen velvollisuus on poistaa tiedot, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön (poistamisen) rajoittamista;

- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Mikäli rekisteröity on vaatinut käsittelyn rajoittamista, näitä henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella (pl. tiedon säilyttäminen) tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi taikka tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.

Rekisterinpitäjän ilmoittaa henkilötietojen käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa.

 

16. Oikeus peruuttaa suostumus ja vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Vastustamisoikeutta ei ole siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja on välttämätöntä sen toimeenpanemiseksi tai kun käsittely on välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

 

17. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen:

- Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Silloin kun tämä on teknisesti mahdollista eikä tämä ole rekisterinpitäjän kannalta kohtuutonta, rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeuden toteuttaminen ei saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

 

18. Ohjeet rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi

Pyyntö rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi voidaan osoittaa tämän rekisterin yhteys- henkilölle osoitteeseen rekrytointi@biltema.fi.

Mikäli vastaus sisältää henkilötietoja, tiedot toimitetaan tapauksesta riippuen joko salattuna sähköisessä muodossa tai postitse henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastanotetuksi kukaan muu kuin vastanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistetaan kirjeen oikean vastaanottajan tietojen luottamuksellisuus.

- Jos asia koskee henkilötietojen käsittelyä tai EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvien oikeuksien käyttämistä Biltema Suomen toiminnoissa, voit olla yhteydessä Biltema Suomen tietosuojavastaavaan: dataprivacyBTF@biltema.com

 

19. Oikeus tehdä valitus valvonta- viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, 6. krs 
00520 Helsinki 

Postiosoite:
PL 800
00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi